Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookies. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Zavřít

Jak vzniká závod: Sepište si organizační manuál

Jak vzniká závod: Sepište si organizační manuál
foto: Petr Tůma (ilustrační snímek)

Jaroslav Hercík | 23.08.2011 | přečteno: 3204×

Společně sledujeme vznik zcela nového závodu pod názvem 2hrady. Jeho pořadatelé se v seriálu článků dělí o zkušenosti při přípravě akce o rozpočtu 30 tisíc korun se dnem D 24. září. Už první díly mnohé z vás inspirovaly k naplánování si krásného rodinného výletu na pomezí Českého ráje a Krkonoš. A to přesto, že září je doslova nabité běžeckými akcemi jako hrom.

Do závodu zbývá pět týdnů, rozpočet jsme naplnili, smlouvy s dodavateli uzavřeli, úkoly máme rozdělené a pracujeme na jejich splnění do další porady řídícího výboru závodu, která bude začátkem září. Dekompilace úkolů na úroveň jednotlivých pořadatelů je nyní, spolu s propagací, hlavní náplní příprav našeho závodu.

Pokud vás zajímají největší položky na výdajové stránce našeho rozpočtu, jsou to náklady na zajištění autobusové dopravy a služeb časomíry. Mezi další důležité položky patří nákup cen, tisk jednorázových startovních čísel, nákup vest pro pořadatele, výroba informačních tabulí atd.

Je dost dalších věcí s cenou okolo tisíce korun, kterými se rozpočet rychle zaplní. Nejmenší objednávka byla pro zajímavost na 1 000 zavíracích špendlíků za 180 Kč. Pro drobné a operativní nákupy (sprej, baterie, prodlužovačka) jsme v rozpočtu vyhradili částku 2 000 Kč.

Všichni dodavatelé mají v objednávce klauzuli, jak a kdo může objednávat případné vícepráce v den závodu. Toto opatření má zabránit nejasnostem, které by mohly ústit až ke sporům s dodavateli či nedodržení vyrovnanosti rozpočtu.

Jeviště závodu se připravuje už 60 miliónů let, start je totiž na pláži tehdejšího druhohorního moře. Další léta už příroda jen zkoušela optimální rozestavení kulis a při erozích odhalila čedičové suky okolních kopců, mezi nimi i Bradlece a Kumburku. Našim úkolem je napsat scénář, který by takové scéně nedělal ostudu a přivedl na ni i mnoho herců.

Co je tím scénářem, nebo jak říkáme v našem případě, manuálem k závodu? Pokud jste pořadatelem, určitě je vám to jasné. Je to soupis všech potřebných hmotných i nehmotných prostředků k zajištění závodu spojený s koordinačním plánem činností jednotlivých pořadatelů a dodavatelů. Tahle moje definice zní hrozně složitě, řekněme prostě, že u menších závodů je to všechno to, co má hlavní organizátor v hlavě (tedy v souvislosti se závodem).

My jsme se jen rozhodli, že to „dáme na papír“. Nevím, jak je to běžné jinde, nám to přijde jako naprosto logický krok. Vznik takového manuálu je jistě poměrně náročný, ale výhody převažují. Před každým dalším ročníkem stačí manuál oprášit, na základě zkušeností z minulých let opravit nedostatky a především optimalizovat celou organizaci.

My si dobře uvědomujeme, kolik důležitých parametrů závodu při pořádání 1. ročníku neznáme a nezbývá nám, než tyto oblasti předimenzovat. Takže optimalizace prostředků nutných k zajištění závodu bude jedním z hlavních témat před každým dalším ročníkem. Pro tento ročník počítáme např. s cca 50 pořadateli.

Pro zajímavost přikládám část z našeho manuálu, která se týká činnosti pořadatele č. 12 (vybral jsem jeho rozpis, protože je poměrně pestrý):

P12: MAT – Tabule parkoviště 3ks; pořadatelská reflexní vesta

7.00 – 7.10 Shromáždění pořadatelů v kulturním domě

7.10 – 7.15 Umístění mobilních zábran č. 1–5 v prostoru startu

7.15 – 7.30 Umístění tabulí Parkoviště dle nákresu

7.30 – 9.35 Organizace přijíždějících na parkovišti

9.35 – 9.40 Přesun k poště

9.40 – 9.45 Odebrání mobilních zábran od řidiče (šest zábran)

9.45 – 9.55 Příprava zábran na určená místa (tři cesty po dvou zábranách)

9.55 Uzavření komunikace, telefonát do IS o uzavření úseku

10.00 – 10.20 Zajištění trasy pro závod ve svěřeném úseku

10.20 – 10.25 Naložení zábran na vůz

10.25 – 10.45 Úklid trasy po obci

10.45 – 10.50 Přesun do prostoru startu

10.50 – 11.00 Reorganizace zábran v prostoru startu dle pokynů vedoucího prostoru

11.00 – 12.30 Zabezpečení otáčení kyvadlové dopravy u autobusové zastávky

12.30 – 13.00 Oběd

13.00 – 14.00 Úklid v prostoru startu, odvoz věcí

18.00 – After party pro pořadatele

Máme jeviště i scénář, ale to nejdůležitější jsou aktéři představení, v našem případě běžci. S notnou dávkou nadsázky jsem si v minulém díle postěžoval na jejich diametrálně rozdílné představy o prioritách při organizaci závodu. Další věc, kterou nezbývá přijmout jinak než jako fakt, je to, že se velká část z nich rozhoduje o účasti na víkendových závodech až v týdnu před závodem. My jim musíme především dát vědět, že nějaký závod 2HRADY existuje.

Samozřejmostí je uvedení závodu v tištěné termínovce a na tomto webu. Navíc se snažíme rozvážet plakáty a tištěné letáky po závodech v okolí a oslovit atletické oddíly e-mailem. Vybrané závodníky jsme kontaktovali napřímo a potvrdilo se mi, že běžci nejsou žádné primadony a drtivá většina z nich si najde minutku na odpověď, ať negativní či pozitivní (a to jde třeba o borce typu Jana Havlíčka, Roberta Krupičky, Jiřího Magála a řady dalších).

Když už budou běžci o závodě vědět, budou se ptát: „Proč mám jezdit do nějaké Bradlecké Lhoty?“ My musíme předjímat jejich otázky a odpovědět na ně. To je nemyslitelné bez vlastní webové prezentace, kde se mohou dozvědět veškeré potřebné informace, od toho, kde zaparkují až po detaily logistiky, jako je zajištění odvozu věcí do cíle, šatny či odjezdy kyvadlové dopravy.

Snažíme se i o zajímavý program pro jejich děti a to nejen závodní, ale i v doprovodných akcích. Jak se nám podařilo je přesvědčit, uvidíme podle počtu účastníků.

Na závěr bych chtěl říci, že nezapomínáme na dlouhodobé cíle našeho projektu, především na jeho udržitelnost v dlouhodobém horizontu. Už dnes jednáme s potenciálními partnery 2. ročníku tak, aby se celý projekt dále rozvíjel. Ale to trochu předbíhám, nyní je před námi ročník premiérový, který bude prvním krokem v našich plánech. Jak velký ten krok bude, uvidíme 24. září.

Jaroslav Hercík

www.2hrady.cz

Komentáře (Celkem 14)

Nalezené položky: 15 První Předchozí | 1 | Další Poslední

2hrady muž 30.05.2011 18:23:53

Co všechno musíte podstoupit, abyste mohli říci: jsem pořadatel běžeckého závodu? Přečtěte si příběh Jaroslava Hercíka z Českého ráje, který chystá na podzim zcela nový podnik. Přípravu budeme sledovat na behy.cz až do samotného data konání závodu. Už z prvního dílu je patrné, o čem všem jeho účastník většinou nemá ani tušení.
Odkaz na článek

avatar

Celkem 0 km
Minulý měsíc 0 km

rRadek muž 30.05.2011 19:28:06

Prošel jsem si stránky závodu a.. Nemám slov. Popis trasy a fotky mě nadchly. Značím si 24. září do kalendáře.

avatar

Čelákovice

Celkem 22125,06 km
Minulý měsíc 0 km
10 km: 0:39:50 (2011)
půlmaraton: 1:32:39 (2011)
maraton: 3:23:50 (2011)

Láďa S. muž 30.05.2011 20:07:50

>> rRadek, 30. 05. 2011 19:28:06

vypadá to opravdu dobře

Motto: Teprve se zabíhám...
avatar

Bujanov

Celkem 10888,14 km
Minulý měsíc 0 km
10 km: 0:42:43 (2009)
půlmaraton: 1:37:27 (2015)
maraton: 3:43:57 (2014)

mahony muž 30.05.2011 22:48:35

Budu držet palce ať Vám vše vyjde dle Vaších představ. Já osobně pořádám Bujanovské koláčové běhy (Mám za sebou 3 ročníky) A jak čtu Váš článek tak začínáte stejně … Rád bych se přijel podívat a podpořit, ale mám 25 závod v Berlíně … Martin
http://www.kolacovebehy.cz/cz/

Motto: Bujanov, Koláče a běh - to je můj život
avatar

Celkem 2057 km
Minulý měsíc 0 km
10 km: 0:37:47 (2012)
půlmaraton: 1:20:01 (2012)
maraton: 2:52:38 (2014)

quassar muž 31.05.2011 16:54:38

Tak zrovna takováhle série článků mi padla přesně do noty. Uvažuju už delší dobu o pořádání jednoho běhu do vrchu, a takhle budu aspoň vědět jak na to :)

Motto: Život není to co máme, ale to co vydržíme
avatar

Praha

Celkem 2226 km
Minulý měsíc 0 km
10 km: 0:33:47 (2014)
půlmaraton: 1:15:37 (2014)
maraton: 2:40:40 (2013)

jirka v. muž 31.05.2011 17:47:39

Super, že toto téma dostalo taky prostor. V termínovce je sice hodně závodů, ale pořád si myslím, že poptávka je ještě větší. Jsem rád, že stále vznikají nové podniky.

Podle mě tady zatím chybí sofistikovanější diskuze nad tím, co běžci vlastně od pořadatelů chtějí. Zdá se mi, že leckde se věnuje zbytečné úsilí něčemu, co běžci ani tolik neocení. Naopak některé detaily mi často hodně chybí (třeba nerozumím tomu, jaký je problém hodit tři hodiny po ukončení akce na net výsledky).

avatar

Bujanov

Celkem 10888,14 km
Minulý měsíc 0 km
10 km: 0:42:43 (2009)
půlmaraton: 1:37:27 (2015)
maraton: 3:43:57 (2014)

mahony muž 01.06.2011 17:31:35

>> hihik, 31. 05. 2011 17:47:39

To teda je!!!!! Protože pořadatel musí provést spoustu práce po závodě … Já osobně se po závodě dostanu do kanceláře tak po 6–7 hodinách + zpracování výsledků (celkových) do určité publikovatelné podoby trvá cca 1,5 h … a dát to na net je už hračka … Hlavní závod mi končí kolem 12.30 h a výsledky letos se mi podařilo zveřejnit na netu před půlnocí … loni jsem je tam dával až v neděli!! … Řešení 3 hodin jde … stačí vyčlenit dalšího člověka, který to udělá …

Motto: Bujanov, Koláče a běh - to je můj život
avatar

Praha

Celkem 2226 km
Minulý měsíc 0 km
10 km: 0:33:47 (2014)
půlmaraton: 1:15:37 (2014)
maraton: 2:40:40 (2013)

jirka v. muž 01.06.2011 22:22:37

>> mahony, 01. 06. 2011 17:31:35

Jasný, chápu, že je s tím spousta práce, rozhodně jsem se nikoho nechtěl dotknout a práci pořadatelů velmi oceňuji.

Jen říkám, že výsledky jsou důležité a na mě včasné zveřejnění dobře působí. Vždycky to vylepší můj dojem z akce.

Někteří pořadatelé výsledky v elektronické podobě mají, ale na netu se objeví až za několik dní. To se mi stalo 2–3 týdny zpět – pořadatelé nejdříve vše naťukali do počítače a až potom po hodině probělo vyhlášení. To by bylo v pohodě, kdyby závod nebyl v sobotu a výsledky v pondělí.

avatar

Přerov

Celkem 530,5 km
Minulý měsíc 0 km
10 km: 0:37:24 (2011)

P-e-T-a-K muž 02.06.2011 07:23:55

>> hihik, 01. 06. 2011 22:22:37

Naprosto souhlasím. Z vlastní zkušenosti vím, že výsledky mohou být na netu ješte v den (do půlnoci) závodu i když mají podklady mírné nedostatky (malé plavecké závody cca 115 soutěžících). U větších nemám zkušenosti…tam věřím, že to může být na dlouho. Nejvíc mi vadí výsledky po několika dnech po zavodě měřeném čipy, když na jiném obdobném závodě jsou výsledky na netu ještě dřív než se stihnu po závodě najíst dobrého guláše (do několika minut od doběhnutí posledního)

avatar

Praha 5

Celkem 21492 km
Minulý měsíc 236 km
10 km: 0:39:53 (2011)
půlmaraton: 1:28:21 (2014)
maraton: 3:07:53 (2017)

MilosPanco muž 02.06.2011 08:27:19

Jaká škoda, že se nemůžu zúčastnit. Na konci září jsem mimo republiku. Přitom mám chalupu je kousek od Kumburka a většinu trasy dobře znám. Doufám, že se akce podaří a bude mít i další ročníky abych se mohl zůčastnit. Přeji hodně štěstí a vytrvalosti v přípravě.

avatar

Celkem 9 km
Minulý měsíc 0 km

abuk1 muž 11.06.2011 10:20:03

Závod určitě poběžím.

Motto: Kolo všem!!!
avatar

listopad muž 19.07.2011 15:23:16

Výsledky na netu jsou sice dobrá věc, podle zkušenosti však vím, že i dnes nemá každý počítač. Proto při vyhlášení výsledků (většinou do půl hodiny po doběhnutí posledního závodníka), předáváme každému závodníkovi diplom s umístěním a časem a výsledky závodu s rozdělením podle vyhlášených kategorií. Závodníci si to jistě zaslouží.

avatar

2hrady muž 20.07.2011 09:19:07

Dobrý den, to je právě to, co píšu ve článku. Někdo chce výsledky hned na internetu, někdo tištěnou výsledkovou listinu. Řešení je jediné – udělat oboje.

avatar

Praha

Celkem 2755 km
Minulý měsíc 0 km
10 km: 0:53:45 (1987)
půlmaraton: 2:16:09 (2008)
maraton: 4:48:45 (2004)

anajpo žena 20.07.2011 10:29:52

Taky si to označím v kalendáři a chtěla bych se zúčastnit. Trasa vypadá suprově a je odněkud někam. Na Kumburku jsem kdysi byla turisticky a tohle předhůří je hrozně vděčné na daleké rozhledy i rozmanitý terén. Akorát mám trošku obavy, že v tomhle kraji se závodů zůčastňují jen „opravdoví běžci“.Nebývají tam ti rekreační-aby se na mě v cíli moc dlouho nečekalo.Teoreticky to vidím kol hodinky. :-?

Motto: Proti narození a ani smrti není léku, v mezidobí užívej radost :)
avatar

2hrady muž 20.07.2011 11:13:23

Rádi Vás uvidíme a já naopak doufám, že rekreačních běžců bude hodně a moc se na ně těšíme. Vždyť především právě oni dělají atmosféru celého závodu.

Nalezené položky: 15 První Předchozí | 1 | Další Poslední
x

Hodnocení příspěvků

Pro hodnocení příspěvků se nejprve musíte přihlásit.

Pokud ještě registraci nemáte, můžete se zaregistrovat zde.

Pro přidání komentáře se musíte přihlásit nebo registrovat, pokud ještě registraci nemáte.